Prozesse automatisieren, damit der Feierabend wieder dir gehört

In fast jedem kleinen Betrieb gibt es eine Handvoll Handgriffe, die jeden Tag anfallen, niemandem Freude machen und trotzdem gemacht werden müssen. Angebote abtippen, Termine bestätigen, Rechnungen hinterherlaufen, Daten von einem Programm ins nächste übertragen. Genau da setze ich an.

Was sich typischerweise automatisieren lässt

• Terminanfragen. Der Kunde trägt sich selbst ein, bekommt sofort eine Bestätigung und am Vortag eine Erinnerung. Das senkt nicht nur deinen Aufwand, sondern auch die Zahl der Leute, die einfach nicht erscheinen.
• Anfragen aus mehreren Kanälen. Mail, Formular, Portal und Telefon landen gesammelt an einer Stelle statt verstreut über vier Postfächer.
• Wiederkehrende Nachrichten. Auftragsbestätigung, Terminerinnerung, Nachfrage zur Zufriedenheit, Erinnerung an die nächste Wartung. Einmal eingerichtet, läuft es.
• Übergaben zwischen Programmen. Was du heute von Hand kopierst, wandert künftig automatisch, ohne Tippfehler.
• Zahlungserinnerungen. Freundlich, pünktlich und ohne dass du dich unwohl dabei fühlst, weil es nicht persönlich von dir kommt.

Wie ich vorgehe

Zuerst reden wir eine halbe Stunde über deinen Tagesablauf. Nicht über Technik, sondern darüber, was dich nervt und wo du das Gefühl hast, dasselbe zum hundertsten Mal zu machen. Aus diesem Gespräch fällt fast immer eine Aufgabe heraus, die sich mit wenig Aufwand abstellen lässt und sofort spürbar Zeit spart.

Damit fangen wir an. Ein Ablauf, sauber eingerichtet, mit einer kurzen Einweisung für dich und deine Leute. Erst wenn der zuverlässig läuft, kommt der nächste dazu. Große Umbauten auf einmal gehen in kleinen Betrieben fast immer schief, weil der laufende Betrieb ja nebenher weitergeht.

Womit die meisten anfangen

Der häufigste erste Schritt ist die Terminanfrage, weil sie in fast jedem Betrieb vorkommt und weil der Nutzen sofort spürbar ist. Der Ablauf sieht danach so aus: Der Kunde wählt auf deiner Website einen Wunschtermin, du bekommst eine Nachricht mit allen nötigen Angaben, bestätigst mit einem Klick, und der Kunde erhält Bestätigung und Erinnerung automatisch. Für dich bleiben dabei zwei Sekunden Arbeit statt zweier Telefonate.

Der zweite Schritt ist meistens die Nachbereitung: eine kurze Nachricht nach dem Auftrag, eine Erinnerung an die nächste Wartung im kommenden Jahr, eine freundliche Zahlungserinnerung. Das sind Vorgänge, die kaum jemand konsequent macht, weil im Tagesgeschäft die Zeit fehlt. Automatisch laufen sie einfach mit und bringen dir Aufträge, die du sonst nie erfahren hättest.

Was das in Stunden bedeutet

Ein Betrieb, der Termine bisher komplett am Telefon vereinbart, spart erfahrungsgemäß mehrere Stunden pro Woche. Das ist kein Zaubertrick, sondern schlicht die Summe vieler kurzer Unterbrechungen, die wegfallen. Und Unterbrechungen kosten doppelt: einmal die Minute selbst und einmal die Zeit, bis du wieder in der eigentlichen Arbeit drin bist.

Du behältst die Kontrolle

Alles läuft auf deinen Zugängen und deinen Konten. Du bekommst sämtliche Passwörter, und du kannst jeden Ablauf jederzeit anhalten. Ich erkläre dir in normalem Deutsch, was wo passiert, damit du im Zweifel selbst eingreifen kannst und nicht von mir abhängig bist. Wenn du irgendwann ohne mich weitermachen willst, nimmst du alles mit.